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Eine Spam-E-Mail hat sicherlich jeder schon erhalten. Wenn das Spam-Aufkommen im eigenen Postfach jedoch Dimensionen annimmt, dass die Arbeit im Postfach unnötig die Zeit und Nerven kostet, sollten schleunigst Gegenmaßnahmen ergriffen werden.

Wenn Sie Spam erhalten, können Sie davon ausgehen, dass Ihre E-Mail-Adresse in eine Verteilerliste für Spam geraten ist. Das geschieht, wenn Sie sich mit Ihrer Adresse bei Diensten anmelden und diese Ihre Daten mit oder ohne Einverständnis (wer liest schon die AGB) weitergeben werden.

Sind Sie erst einmal auf einer solchen Liste gelandet, wird Ihre Adresse erfahrungsgemäß in einschlägigen Kreisen vielfach weitergegeben und so auf der ganzen Welt verbreitet.

Die alternative Methode, Spam zu versenden erfolgt durch "Raten" von E-Mail-Adressen. Spam-Versender nutzen dabei Adressen, die höchstwahrscheinlich in ein Postfach leiten wie info@domainname.de, webmaster@domainname.de oder postmaster@domainname.de. Wird diese E-Mail zusätzlich nicht vom Server abgelehnt (er gibt also nicht das Zeichen "diese Adresse existiert nicht"), so wird die Adresse direkt in eine Liste überführt und auch zukünftig beim Spam-Versand nicht mehr vergessen.

Besonders ungünstig sind daher sogenannte Wildcard-E-Mail-Adressen. Diese, auch Sternchen-Adressen (*@domainname.de) genannten E-Mail-Adressen empfangen alle E-Mails zu einer Domain, die nicht zugestellt werden können, weil die Adresse falsch geschrieben ist oder nicht existiert. Dies bedeutet jedoch auch, dass sämtlicher Spam stets in einem funktionierenden Postfach landet.

Zusätzlich ist das Spam-Aufkommen global nie konstant. Da Spam-Versender auf kompromittierte Server angewiesen sind, gibt es zwar ein recht konstantes Grund-Level. Dieses kann jedoch teilweise sehr stark schwanken, beispielsweise wenn große Infrastrukturen infiziert wurden oder zeitgesteuert eine Welle losgetreten wird. Das globale Spam-Aufkommen können Sie u.a. hier beobachten: http://www.trendmicro.com/us/security-intelligence/current-threat-activity/global-spam-map/.

• Abmelden von Newslettern und Spam-Mails
• Anmelden bei unseriösen Diensten
• Wildcard-E-Mail-Adressen

• Filter für Spam-Mails einrichten (anhand des Betreffs)
• Spam-Filter empfindlicher einstellen
• White- und Blacklist konfigurieren
• Secure-MX Spam-Filter einrichten

Leider ist dies aktuell ein globales Problem: Das Spam-Aufkommen ist allgemeinen Schwankungen unterworfen und aktuell wieder auf einem sehr hohen Niveau.

Um das Spam-Aufkommen zu verringern, gibt es verschiedene Maßnahmen:

• Entfernen alpgemeingültiger E-Mail-Aliase: Da die E-Mail-Adressen info@, webmaster@, kontakt@, etc. meist vergeben sind, sind dies besonders beliebte Ziele bei Spam-Sendern. Hier kann man nämlich davon ausgehen, dass ein Großteil der Mails erfolgreich zugestellt wird.
• Entfernen von Wildcard-E-Mail-Adressen
• Erhöhen der Empfindlichkeit des servierseitigen Spam-Filters: Wir können serverseitig den Spam-Filter empfindlicher einstellen. Dies hat jedoch ebenfalls zur Folge, dass mehr "False-Positives" entstehen – also E-Mails als Spam markiert werden, die gar keine Spam-Mails sind.
• Automatisches Verschieben von Mails in den Spam-Ordner: Wenn Mails vom Server bereits als Spam-Mails erkannt werden, werden diese entweder mit "*****SPAM*****" oder "[SPAM]" markiert. Mit einer Filterregel können Sie diese Mails in den Junk-Mail- / Spam-Ordner verschieben, um einen besseren Überblick zu behalten.
• Umstieg auf Microsoft Exchange. Durch verbesserte Filter- und Erkennungsmethoden hat Microsoft Exchange eine wesentlich höhere Trefferquote bei Spam-Mails und besitzt zudem einen erweiterten Viren-Scanner. Weiterhin läuft der Mail-Verkehr bei Exchange über spezielle Server, die abgesichert sind. Falls hier Interesse besteht, arbeiten ich Ihnen gern ein Angebot aus.

Ist Ihr Postfach zu einem gewissen kritischen Teil belegt, erhalten Sie automatisch eine E-Mail von uns, die Sie auf den Speicherplatzverbrauch Ihres Postfaches hinweist. Diese sieht ungefähr so aus:

Um die Funktionsfähigkeit des Postfaches zu erhalten, sind Sie angehalten, den Speicherplatzverbrauch in Ihrem Postfach zu reduzieren. Sollten Sie das Postfach nicht innerhalb der angegebenen "Grace-Period" (sozugagen "Schonfrist") bereinigt haben, können Sie keine weiteren E-Mails senden oder empfangen. Die "Grace-Period" beträgt auf unseren Servern stets 7 Tage. Innerhalb dieser Tage werden Sie regelmäßig über den Stand Ihres Postfaches und die verbliebenen Tage der "Grace-Period" unterrichtet.

Um Ihr Postfach zu bereinigen, stehen Ihnen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:

Bitte sehen Sie in den auf dem Server befindlichen Ordnern nach, welche der vorhandenen E-Mails Sie nicht mehr benötigen. Die folgenden Ordner enthalten dabei meist E-Mails, die gelöscht werden können (die Bezeichnung variiert je nach verwendetem E-Mail-Client):

• Trash / Papierkorb / Gelöschte Elemente / Gelöschte Objekte / Deleted Items
• Junk / Junk E-Mail / Spam

Viele, insbesondere ältere, E-Mail-Clients markieren bei der Kommunikation über das Protokoll IMAP die gelöschten Mails nur, entfernen diese jedoch nicht direkt von Server. Um solche E-Mails zu löschen, loggen Sie sich bitte in unseren Webmailer (https://mail.parrot-media.de) ein und entfernen Sie solche E-Mails, die durchgestrichen dargestellt werden.

Microsoft Outlook

Eine Anleitung zum Archivieren von E-Mails unter Microsoft Outlook finden Sie im Microsoft Help-Center: Manuelles Archivieren von Elementen.

Mozilla Thunderbild

Unter Mozilla Thunderbild ist ebenfalls eine Archivierungsfunktion enthalten. Einen entsprechenden Artikel finden Sie in der Mozilla Knowledge Base: Archivierte Nachrichten. Bitte achten Sie darauf, die Archivordner nicht auf dem Server, sondern lokal abzulegen, da Sie ansonsten weiterhin den selben Speicherplatz auf dem Server belegen.

Apple Mail

Eine kleine Anleitung zum Archivieren von E-Mails finden Sie auf der CHIP-Website.

Andere Programme

Fast alle E-Mail-Clients bieten eine Funktion zum Archivieren von E-Mails. Im Normalfall reicht es zudem, die Mails zu markieren und in einen Ordner auf dem eigenen Computer zu ziehen. Die Mails werden dann als Dateien dort gespeichert und können aus dem Postfach gelöscht werden.

Möchten Sie Ihre E-Mails nicht löschen oder archivieren (beispielsweise, weil Sie diese stets von unterwegs griffbereit haben müssen), so empfiehlt sich eine Erweiterung des Postfach-Speicherplatzes auf dem Server. Bitte wenden Sie sich hierzu per E-Mail an technik@parrot-media.de oder telefonisch unter 0451 709807-0.

Manchmal kommt es vor, dass verschickte E-Mails nicht beim Empfänger ankommen und statt dessen mit einem sogenannten Rückläufer quittiert werden. Diese Rückläufer sehen zwar erst einmal sehr kryptisch aus, geben jedoch meist einen konkreten Hinweis zum vorliegenden Fehler.

Ein solcher Rückläufer folgt meist einem einheitlichen Format, im Folgenden ein Beispiel. Die fett gedruckten Teile der E-Mail enthalten dabei die Fehlermeldung, die einen Rückschluss auf das vorliegende Problem gibt.

• mailbox is full (quota exceeded) / can't create user output file
  Das Postfach des Empfängers ist voll. Bitte benachrichtigen Sie den Empfänger auf anderem Wege und bitten um eine Bereinigung des Postfaches.
• Mailbox is disabled
  Das Postfach des Empfängers wurde deaktiviert.
• Anonymous client does not have permissions to send as this sender / relay not permitted!
  Es wurde versucht, ohne Login-Informationen über einen Server zu senden, der eine Anmeldung erfordert (dies ist beispielsweise bei unseren Servern der Fall). Bitte prüfen Sie die Einstellungen Ihres E-Mail-Programms und stellen Sie sicher, dass korrekte Anmelde-Informationen für das Versenden von Mails über den SMTP-Server hinterlegt sind.
• IP XX.XXX.XXX.XX is blacklisted / XX.XXX.XXX.XX blacklisted at ******.***
  Die IP des sendenden Servers ist auf einer Blacklist und der Empfang von Mails von diesem Server wird blockiert. Bitte wenden Sie sich an den Administrator Ihres E-Mail-Servers. Dieser kann entsprechende Prozesse in die Wege leiten, um eine schnelle Entfernung von der Blacklist zu erreichen.
• Recipient address rejected: User unknown in virtual alias table
  Der empfangende E-Mail-Server konnte kein Postfach finden, das der Empfängeradresse zugeordnet werden kann. Möglicherweise haben Sie sich vertippt oder es liegt ein Fehler in der Serverkonfiguration des Empfängers vor.
• Recipient address rejected: Mail appeared to be SPAM or forged. Wrong HELO and DNS, see *****.******.*** for help.; please relay via your ISP (*****.***)
  Der versendende Server sendet eine fehlerhafte Kennung und die E-Mail wird daher vom empfangenden E-Mail-Server abgelehnt. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Server-Administrator.
• Requested action not taken: mailbox unavailable.
  Diese Meldung deutet normalerweise auf einen Schreibfehler in der E-Mail-Adresse hin. Der empfangende Server signaisiert hiermit, dass er die Mail in kein Postfach zustellen kann, da dieses nicht verfügbar ist oder nicht existiert.

Es kann passieren, dass Sie E-Mails von einem Bekannten oder Geschäftspartner erhalten, die sehr ungewöhnlich aussehen und ziemlich sicher nicht von dem genannten Absender stammen. Diese Mails sind oft auf englisch und enthalten mysteriös Links oder anstößigen Inhalt.

Hier ein Beispiel: 

Es liegt in diesem Fall nahe, dass die Mail tatsächlich nicht persönlich vom Absender gesendet wurde, sondern Ihr Computer oder der des Absenders infiziert oder sogar das E-Mail-Postfach kompromittiert wurde.

Doch was tun?

Bitte informieren Sie als erstes den Absender solcher Mails.

• Um wie viele E-Mails handelt es sich?
• In welchem Zeitfenster wurden diese E-Mails versandt?
• Auf welchen Geräten (inkl. Angabe des Betriebssystems und E-Mail-Programms; ebenfalls mobile Endgeräte) ist Ihr Postfach eingerichtet?
• Waren die Endgeräte während dieses Zeitfensters eingeschaltet?

Die folgenden Maßnahmen können Sie selbst ergreifen:

• Überprüfen Sie die Aktualität Ihrer Sicherheitssoftware
• Führen Sie einen vollständigen Malware- und Viren-Scan durch
• Fordern Sie eine Passwort-Änderung an
  • Rufen Sie uns hierfür kurz an: Wir erstellen Ihnen nach erfolgter Verifikation am Telefon ein neues Kennwort und stellen dieses Serverseitig ein.

Wenn Sie alle Informationen zusammengetragen haben, übersenden Sie uns diese bitte gebündelt in einer E-Mail. Wichtig ist, dass Sie ebenfalls die betroffenen E-Mails an die Mail anhängen. Bitte leiten Sie die Mails nicht weiter, sondern hängen Sie diese an die Haupt-E-Mail an, damit wir die ursprünglichen Sende- und Empfangsinformationen noch auslesen können.

Bitte beachten Sie: Sollte sich die Serververbindung eines bestehenden Postfaches ändern, dürfen Sie die Daten nicht einfach aktualisieren. Bitte legen Sie das Postfach neu an.

Bitte beachten Sie: Sollte sich die Serververbindung eines bestehenden Postfaches ändern, dürfen Sie die Daten nicht einfach aktualisieren. Bitte legen Sie das Postfach neu an.

Bitte beachten Sie: Sollte sich die Serververbindung eines bestehenden Postfaches ändern, dürfen Sie die Daten nicht einfach aktualisieren. Bitte legen Sie das Postfach neu an.

Bitte beachten Sie: Sollte sich die Serververbindung eines bestehenden Postfaches ändern, dürfen Sie die Daten nicht einfach aktualisieren. Bitte legen Sie das Postfach neu an.

Bitte beachten Sie: Sollte sich die Serververbindung eines bestehenden Postfaches ändern, dürfen Sie die Daten nicht einfach aktualisieren. Bitte legen Sie das Postfach neu an.

Bitte beachten Sie: Sollte sich die Serververbindung eines bestehenden Postfaches ändern, dürfen Sie die Daten nicht einfach aktualisieren. Bitte legen Sie das Postfach neu an.

Bitte beachten Sie: Sollte sich die Serververbindung eines bestehenden Postfaches ändern, dürfen Sie die Daten nicht einfach aktualisieren. Bitte legen Sie das Postfach neu an.

Bitte beachten Sie: Sollte sich die Serververbindung eines bestehenden Postfaches ändern, dürfen Sie die Daten nicht einfach aktualisieren. Bitte legen Sie das Postfach neu an.

Bitte beachten Sie: Sollte sich die Serververbindung eines bestehenden Postfaches ändern, dürfen Sie die Daten nicht einfach aktualisieren. Bitte legen Sie das Postfach neu an.

Mögliche Fehlermeldungen

"Serververbindung fehlgeschlagen"

Mögliche Ursachen

• Das genutzte Endgerät besitzt keine funktionierende Internetverbindung
• Der eingegebene E-Mail-Server ist nicht korrekt
• Sie haben zu oft ein falsches Kennwort eingegeben, sodass Ihr Computer von unserem Server gesperrt wurde. Diese Sperre dauert normalerweise 15 Minuten an. Bitte versuchen Sie es im Anschluss erneut.

Fehlerbehebung

• Bitte prüfen Sie Ihre Internetverbindung oder schalten Sie diese aus und wieder ein.
• Warten Sie 15 Minuten und versuche Sie es erneut.
• Sollte sich das Problem nicht lösen, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner in unserem Hause.

Mögliche Ursachen

• Das Postfach wurde durch Aktualisierung oder Wechsel des Servers gestört.
• Die Liste der IMAP-Ordner ist nicht aktuell oder das Synchronisations-Mapping der Ordner ist fehlerhaft.

Problembehebung

• Richten Sie das Postfach neu ein. Sollten Sie hierzu erneut Ihre Zugangsdaten benötigen, wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner in unserem Hause.
• Aktualisieren Sie die Outlook-Ordnerliste und prüfen Sie Ihre Abonnements (https://support.office.com/de-de/article/Ausw%C3%A4hlen-der-in-Outlook-angezeigten-IMAP-Kontoordner-32103602-a568-4499-9d25-54fe236aee6a).