Wird dieser Pflicht nicht nachgekommen, drohen steuerrechtliche Schwierigkeiten oder sogar hohe Geld- bzw. Freiheitsstrafen. Dabei reicht es zur Archivierung nicht aus, einfach nur ein Backup des anfallenden, geschäftlichen E-Mail-Verkehrs zu erstellen. Denn die Betonung liegt in diesem Zusammenhang auf dem Begriff „revisionssicher“. Und gemäß der Definition der „Grundsätze zur Ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) bedeutet dies, Mails müssen
- nachvollziehbar und nachprüfbar,
- wahr, klar und fortlaufend,
- vollständig,
- einzeln,
- richtig,
- zeitgerecht,
- ordentlich,
- unveränderbar
archiviert werden. Außerdem hat die Archivierung datenschutzkonform zu erfolgen – und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind einzuhalten. Darüber hinaus gilt es zu beachten, dass alle E-Mails archiviert werden, die geschäftliche Relevanz haben, also z. B. Aufträge und Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Zahlungsbelege, Verträge – kurz: alles, was steuerlich von Bedeutung ist oder sein kann. Verboten ist es dagegen, private oder persönliche E-Mails der Belegschaft zu archivieren. Aus diesem Grunde sollten Sie klare Bestimmungen für die private Nutzung der dienstlichen E-Mail-Postfächer erlassen. So können Sie etwa die private Nutzung grundsätzlich untersagen – oder aber, wenn Sie dies nicht möchten, stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter der Archivierung schriftlich zustimmen. Hinzu kommt: Nicht alle E-Mails sind gleich: So reicht die Bandbreite von einfachen Textnachrichten, über lange E-Mail-Feeds bis hin zu E-Mails mit großen Anhängen in den unterschiedlichsten Dateiformaten. Diese zu Archivieren ist difficile.
Alles in allem sind die Anforderungen an die revisionssichere Archivierung des E-Mail-Verkehrs recht hoch und bedeuten für Unternehmen ein Gros an Mehrarbeit und Kosten; außerdem sind spezielles Know-how und bestimmte technische Voraussetzungen erforderlich, um in puncto Archivierung der elektronischen Korrespondenz tatsächlich „wasserdicht“ zu sein. Am besten und einfachsten ist es für Sie, wenn Sie die Archivierung an uns auslagern. Damit ist sichergestellt, dass Sie alle rechtlichen Anforderungen in diesem Bereich erfüllen und zudem Datenverlusten z. B. durch versehentliches oder absichtliches Löschen von wichtigen E-Mails vorbeugen. Nicht selten werden bei Rechtsstreitigkeiten auch plötzlich E-Mails z. B. zur Beweisführung relevant, die Jahre zuvor empfangen oder versendet wurden. Blitzschnell ist es uns möglich, diese zu lokalisieren und Ihnen rechtssicher wieder zugänglich zu machen. Ihre E-Mail-Korrespondenz wird Just-in-Time lückenlos, zuverlässig und verschlüsselt auf unseren Servern in deutschen Rechenzentren gespeichert. Dabei ist es unerheblich, ob wir Ihre IT bereits hosten – oder Sie nur unseren Service zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung in Anspruch nehmen wollen. Wenn Sie also Kosten sparen und eigene Ressourcen schonen wollen, dabei absolute Sicherheit in jeder Hinsicht in Zusammenhang mit Ihren archivierten E-Mails verlangen: Dann sprechen Sie uns an. Unser Service ist übrigens viel günstiger als Sie wahrscheinlich vermuten!